Bewirtungskosten buchen

Was sind Bewirtungskosten?

Im Steuerrecht sind Bewirtungskosten Ausgaben für die Bewirtung von Personen, die keine Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind. Unter Bewirtungskosten fallen Speisen, Getränke und Genussmittel wie z.B. Zigarren, die zum sofortigen Verzehr gedacht sind und im Rahmen eines Geschäftsessens konsumiert werden. Darüber hinaus gehören auch manche Nebenkosten dazu, wie zum Beispiel Gebühren für die Garderobe. Auch muss der Arbeitgeber den Tag und den Ort des Essens bestimmen und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt werden.

Wann kann ich ein Geschäftsessen absetzen?

Grob betrachtet gibt es vier Kriterien, die entscheidend dafür sind, ob ein Geschäftsessen abgesetzt werden kann:

  1. Was ist die Veranlassung der Bewirtung?
  2. Wer wird bewirtet?
  3. Sind die Betriebskosten angemessen?
  4. Liegen eine ordnungsgemäße Rechnung und ein vollständig und korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg vor?

Soll ein Geschäftsessen abgesetzt werden, müssen Essen und Trinken im Mittelpunkt stehen. Ein Besuch im Nachtclub kann zum Beispiel nicht als Betriebskosten geltend gemacht werden, da die Bewirtungskosten im Verhältnis zu den Gesamtkosten zu niedrig sind.
Nur betrieblich bzw. beruflich bedingte Kosten sind als Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten abzugsfähig.
Bewirtungskosten buchen
Handelt es sich um einen weitgehend privaten Anlass wie zum Beispiel einen Geburtstag, ein Dienstjubiläum oder eine Geburt, werden die Ausgaben als Kosten der allgemeinen Lebensführung bewertet und sind somit nicht als Betriebskosten abzugsfähig.

Bei einem Geschäftsessen können jedoch nicht die gesamten Bewirtungskosten abgesetzt werden, sondern laut §4 Abs. 5 Nr. 2 EstG lediglich 70 Prozent. Die restlichen 30 Prozent muss der Betrieb aus eigener Tasche zahlen.

Wie buche ich die Bewirtungskosten?

Bewirtungskosten werden wie folgt gebucht:

  • 70 Prozent des Nettoaufwands werden als Betriebsausgaben gebucht.
  • Die restlichen 30 Prozent des Nettoaufwands werden auf steuerlich nicht abzugsfähige Betriebsausgaben gebucht.
  • Bis 2005 durfte ein Unternehmer nur die Vorsteuer aus den 70% abzugsfähigen Bewirtungskosten vom Finanzamt zurückfordern. Mit Urteil vom 10.2.2005 wurde dies durch den Bundesfinanzhof geändert, sodass aktuell der volle Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann, also von 100 Prozent der Bewirtungskosten.
  • Das Trinkgeld wird genauso behandelt (70 Prozent und 30 Prozent) jedoch ohne Vorsteuer.

Ein Beispiel zum Buchen von Bewirtungskosten:
Ein Unternehmer lädt mehrere Kunden zu einem Geschäftsessen ein, um einen Vertrag abzuschließen.
Am Ende des Abends erhält er von der Gaststätte eine Rechnung über 500 Euro zuzüglich 19% Umsatzsteuer (95 Euro). Er zahlt dem Kellner 20 Euro Trinkgeld und lässt sich dies auf der Rechnung notieren. Er zahlt insgesamt 615 Euro in Bar.

  1. Die gezahlte Umsatzsteuer in Höhe von 95 Euro kann sich der Unternehmer bei der nächsten Umsatzsteuer-Voranmeldung in voller Höhe als Vorsteuer erstatten lassen.
  2. Der Netto-Rechnungsbetrag ist zu 70 Prozent, (350 Euro) als Bewirtungskosten gewinnmindernd zu erfassen. 30 Prozent (150 Euro) sind nichtabzugsfähige Ausgaben.
  3. Das Trinkgeld muss ebenfalls im Verhältnis 70/30 aufgeteilt werden. Dabei ist zu bedenken, dass Trinkgeld keine Vorsteuer enthält.

In Zahlen ausgedrückt:

70% abzugsfähige Bewirtung 350 Euro
30% nicht abzugsfähige Bewirtung 150 Euro
100% zu erstattende Vorsteuer 93 Euro
70% abzugsfähiges Trinkgeld 14 Euro
30% nicht abzugsfähiges Trinkgeld 7 Euro

Geschäftsessen vs. Mitarbeiterbewirtung

Als Geschäftsfreunde gelten (potentielle) Kunden, Lieferanten, Steuerberater, Handelsvertreter, Pressemitglieder und Rechtsbeistände. Auch Besucher des Betriebs – einschließlich dazugehöriger Begleitpersonen wie Sekretärin, Prokurist und Angehörige – gelten als Geschäftsfreunde.

Selbstverständlich dürfen bei einem Geschäftsessen auch Mitarbeiter des eigenen Betriebes anwesend sein. Jedoch dürfen nicht 100 Prozent der Teilnehmer eigene Mitarbeiter sein. Ist dies der Fall, handelt es sich nicht um ein Geschäftsessen bzw. eine Kundenbewirtung, sondern um eine Mitarbeiterbewirtung. Bei einer solchen sind die Bewirtungskosten sogar in voller Höhe absetzbar und nicht lediglich zu 70 Prozent.

Sollte die Bewirtung in Privaträumen wie zum Beispiel der eigenen Wohnung stattfinden, ist es wahrscheinlich, dass die Finanzverwaltung diese nicht als geschäftlich ansieht, sondern eher als private Veranstaltung. In diesem Fall müssen Sie die Kosten vollständig selber tragen.
In seltenen Fällen akzeptiert die Finanzverwaltung jedoch auch eine Bewirtung in privaten Räumen, zum Beispiel wenn ein Geschäftsfreund gesundheitlich nicht in der Lage ist, in einem Lokal zu speisen oder wenn die Unterredung dringend geheim gehalten werden soll. Allerdings müssen Sie dies entsprechend beweisen.

Ein Spezialfall tritt ein, wenn der Ehepartner des Einladenden am Geschäftsessen teilnimmt.
Ist dies der Fall, gibt es drei Varianten:

  1. Der Ehepartner ist Mitinhaber. In diesem Fall ist ein anteiliger Abzug als Betriebsausgabe möglich.
  2. Der Ehepartner ist im Unternehmen angestellt. Ein anteiliger Abzug als Betriebsabgabe ist möglich, wenn eine berufliche Beziehung zu den eingeladenen Gästen vorhanden ist.
  3. Der Ehepartner nimmt als Privatperson ohne betrieblichen Grund am Geschäftsessen teil. In diesem Fall ist kein Abzug als Betriebsausgabe möglich.

Angemessenheit der Aufwendungen

Wichtig ist, dass die Bewirtungskosten in einem angemessenen Verhältnis zum Anlass stehen müssen. Nicht jedes Geschäftsessen zur Pflege eines Kontaktes bei einem mittelständischen Unternehmen muss in einem teuren Nobelrestaurant stattfinden. Manchmal ist der Italiener um die Ecke eher dem Anlass entsprechend.

Man unterscheidet bei einer Bewirtung zwischen „nach Art unangemessen“ und „nach Höhe unangemessen“.
Erstere Bewirtungen sind in Gänze nicht abzugsfähig. Zu diesen zählt zum Beispiel der bereits erwähnte Besuch im Nachtclub. Auch ein Besuch auf dem Oktoberfest in München als Ort für ein Geschäftsessen lässt sich nicht unbedingt absetzen. Ob die Kosten einer Bewirtung unangemessen hoch sind, hängt vor allem davon ab, was in der jeweiligen Branche üblich ist. Aber auch der Anlass spielt eine Rolle. Je wichtiger dieser ist, desto höhere Kosten sind akzeptabel.
Sollten die Bewirtungskosten bei einem Geschäftsessen von der Höhe her unangemessen sein, können diese zumindest teilweise abgesetzt werden – im Gegensatz zu einer Bewirtung von unangemessener Art. Dabei werden die Kosten in einen unangemessenen und damit nicht abzugsfähigen Teil und in einen angemessenen, abzugsfähigen Teil aufgeteilt.

Der Bewirtungsbeleg

Um ein Geschäftsessen absetzen zu können, muss ein Bewirtungsbeleg ausgefüllt werden. Teilweise ist ein solcher bereits auf der Rechnung im Lokal aufgedruckt. Ist dies nicht der Fall, muss ein separater Bewirtungsbeleg ausgefüllt und anschließend an die Rechnung geklebt oder getackert werden. Eine genaue Anleitung zum Ausfüllen eines Bewirtungsbelegs finden Sie hier.
Beim Ausfüllen des Bewirtungsbelegs sollten Sie unbedingt penibel vorgehen, da der häufigste Grund für nicht anerkannte Bewirtungskosten formale Fehler sind. Auch muss die Rechnung der Gaststätte maschinell erstellt sein, da sie sonst vom Finanzamt nicht anerkannt wird.
Normalerweise weiß der Gastwirt ganz genau, wie eine Rechnung auszusehen hat und was er auf dem Bewirtungsbeleg unter welchen Bedingungen eintragen muss. Um ganz sicherzugehen, können Sie sich hier über die Pflichten des Gastwirts informieren, sodass Sie ihn auf mögliche Fehler hinweisen können.

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