Reisekostenabrechnung – Worauf muss ich achten?
Eine Reisekostenabrechnung müssen die meisten berufstätigen Menschen in ihrem Leben irgendwann ausfüllen. Worum geht es dabei? Ganz klar um die Kosten einer Geschäftsreise. Klingt einfach? Ist es auch – wenn man weiß wie es geht! Im Folgenden erfahren Sie genau, was alles zu einer Reisekostenabrechnung gehört und wie Sie diese geltend machen. Darüber hinaus werden Sie darüber informiert, was sich ab dem Jahr 2014 beim Thema Reisekostenabrechnung ändert, denn ab dem 01.01.2014 tritt eine, die Reisekostenabrechnung betreffende, Reform in Kraft.
Reisekosten – Was ist das?
Unter Reisekosten versteht man Aufwendungen, die im Rahmen einer Geschäfts- bzw. Dienstreise anfallen. Als Geschäftsreise wird dabei eine Abwesenheit von zu Hause und Arbeitsplatz bezeichnet, die aus beruflichen Gründen erfolgt. Unter dem Begriff Reisekosten werden verschiedene Kostengruppen zusammengefasst: Fahrtkosten, Fahrtnebenkosten, Unfallkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten. Was dies im Einzelnen bedeutet und worauf Sie bei der Reisekostenabrechnung achten müssen, wird in den folgenden Abschnitten erklärt.
Reisekosten können übrigens von Selbständigen als Betriebsausgaben und von Angestellten als Werbungskosten geltend gemacht werden.
Fahrtkosten
Ein wichtiger Teil der Reisekostenabrechnung sind die Fahrtkosten. An sich ist es dem Geschäftsreisenden weitgehend freigestellt, welches Verkehrsmittel er benutzt. Allerdings wird nicht jeder Chef begeistert sein, wenn ein Mitarbeiter First Class fliegt oder überhaupt das Flugzeug wählt, wenn die Kosten für den Zug nur halb so hoch wären. Dabei kommt es natürlich immer auch auf den Chef, die Entfernung, die Häufigkeit der Reisen und den Status des Angestellten an. Ähnlich verhält es sich mit einem Geschäftsführer. Er muss entscheiden, ob er sich den Flug in der Business Class leisten kann und will.
Die Nutzung von Mietwagen, Flugzeug, Zug, Fähre, Taxi und Nahverkehr ist abzugsfähig, falls die Höhe der Aufwendungen nachgewiesen werden kann.
Bei Benutzung eines Dienstwagens sind die Aufwendungen dagegen in den Betriebsausgaben des Arbeitgebers bzw. Unternehmers enthalten.
Problematischer ist es, wenn für die Geschäftsreise ein Privatfahrzeug genutzt wird. Dabei gibt es drei Möglichkeiten
- Die anteiligen Kosten werden gemäß Einzelnachweis abgezogen.
- Ein fahrzeugindividueller Kilometersatz wird abgezogen.
- Es wird eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro (Deutschland) pro gefahrenem Auto-Kilometer abgezogen (Österreich: 0,42 Euro).
Die Pauschbeträge schließen alle üblicherweise mit dem Betrieb des Fahrzeugs verbundenen Aufwendungen mit ein, insbesondere übliche Reparaturkosten, Kraftfahrzeugsteuern, Versicherungsprämien, die Zinsen für einen Kredit zum Kauf eines PKW sowie Kosten für eine Garage. Nicht inbegriffen sind jedoch die Kosten, die ihrer Natur nach außergewöhnlich und nicht vorhersehbar sind. Dies sind vor allem Unfallschäden und Kosten aufgrund eines Fahrzeugdiebstahls. Diese Kosten sind zusätzlich abzugsfähig.
Zu den Fahrtkosten werden Aufwendungen für Hin- und Rückfahrt, Fahrten am Reiseziel und für Zwischenheimfahrten bei längeren Geschäfts- bzw. Dienstreisen gezählt. Die Kosten für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte (früher: regelmäßige Arbeitsstätte) sind keine Reisekosten. Falls ein Arbeitnehmer von seiner Wohnung aus zur Arbeit fährt und von dort aus seine Dienstreise beginnt, ist der Weg aufzuteilen. Die halbe gesetzliche Entfernungspauschale ist für die Strecke zur Arbeit anzusetzen, die Strecke der Dienstreise (ob von der Arbeitsstätte aus und anschließend zurück zu dieser oder nach Hause) ist nach den Grundsätzen der Reisekosten zu behandeln.
Fahrtnebenkosten können ebenfalls abgesetzt werden. Dazu zählen zum Beispiel Straßennutzungsgebühren, Kosten für Straßenkarten, übliche Fahrzeugreinigungsmittel und fahrzeugtypische Verbrauchsstoffe.
Übernachtungskosten
Übernachtungskosten sind ein weiterer Bestandteil der Reisekosten und somit auch bei der Reisekostenabrechnung zu berücksichtigen. Zu diesen zählen die tatsächlich entstandenen Kosten für Hotel, Fremdenzimmer, Zweitwohnung, Herberge und Appartement. Nebenkosten wie Kosten für Telefon, Minibar oder Garage sind keine Übernachtungskosten. Falls nicht erkennbar ist, wie teuer das Frühstück war, müssen 20% des Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwand vom Gesamtpreis der Übernachtung abgezogen werden. Im Inland sind dies 4,80 Euro (Pauschbetrag 24 Euro), für Auslandsreisen gelten verschiedene Pauschbeträge.
Verpflegungsmehraufwand
Der Verpflegungsmehraufwand wird auch als Auslöse, Auslösung oder (Tages-)Spesen bezeichnet. Auch dieser kann in der Reisekostenabrechnung berücksichtigt werden. Er umfasst die Zusatzkosten, die eine Person aufbringen muss, weil sie beruflich unterwegs ist. Die Pauschbeträge für diesen werden auch als Tagegeld bezeichnet. Der Verpflegungsmehraufwand kann steuerrechtlich unter gewissen Umständen als Betriebsausgabe oder Werbungskosten geltend gemacht werden.
Da es kompliziert wäre, die exakten Kosten jeweils zu ermitteln, gibt es Pauschbeträge.
Dienstreisen im Inland
Bis Ende 2013 gelten die folgenden Pauschbeträge für Dienstreisen im Inland:
- Abwesenheit von 24 Stunden: 24 Euro
- Abwesenheit von weniger als 24 Stunden, aber mindestens 14 Stunden: 12 Euro
- Abwesenheit von weniger als 14 Stunden, aber mindestens 8 Stunden: 6 Euro
Änderungen ab Januar 2014
Ab dem 01.01.2014 treten verschiedene Änderungen rund um die Reisekostenabrechnung in Kraft. So entfällt der niedrigste Pauschbetrag von 6 Euro. Bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit von mindestens 8 Stunden werden grundsätzlich 12 Euro veranschlagt. Genauso verhält es sich bei Anreise- und Abreisetagen bei mehrtägigen Dienstreisen, unabhängig von der eigentlichen Fahrtzeit. Für jeden Tag, der vollständig auf Dienstreise verbracht wird, werden 24 Euro veranschlagt, wenn es sich nicht um Anreise- oder Abreisetag handelt.
Alle Änderungen können auf der Seite des Bundesfinanzministeriums im Detail nachgelesen werden.
Dienstreisen im Ausland
Bei Dienstreisen im Ausland gelten verschiedene Pauschalen, die vom jeweiligen Zielland abhängig sind. Die Pauschalen sind zumeist höher als für Reisen im Inland. Bei Ländern, die nicht in der Liste mit Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwand im Ausland aufgeführt sind, sind die Beträge von Luxemburg anzusetzen.
Bei Dienstreisen, die vom Inland ins Ausland führen, wird der Pauschbetrag anhand des Ortes bestimmt, den der Geschäftsreisende vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat. Bei eintägigen Reisen ins Ausland und die Rückreisetage aus dem Ausland wird der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland verwendet.
Falls der Arbeitnehmer seinen Verpflegungsmehraufwand vom Arbeitgeber ersetzt bekommt, ist dieser Ersatz bis zur Höhe des steuerlich zulässigen Pauschbetrags steuerfrei. Die vom Arbeitgeber für den Arbeitnehmer bezahlte Verpflegung und vor allem das Frühstück muss seit 2010 nicht mehr abgezogen werden. Allerdings gilt dies nur unter besonderen Umständen, zum Beispiel dann wenn der Arbeitgeber das Hotel selbst gebucht hat. In diesem Fall kann die Verpflegung mit den deutlich niedrigeren Sachbezugswerten versteuert werden.
Reisekostenabrechnung: Erstattung durch den Arbeitgeber
Der Arbeitgeber kann die Reisekostenabrechnung bzw. die Reisekosten des Arbeitnehmers steuerfrei erstatten. Die erstatteten Reisekosten können dann jedoch nicht mehr im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung als Werbungskosten geltend gemacht werden.
Bei Beschäftigten des öffentlichen Dienstes hat der Dienstherr bzw. Auftraggeber die Reisekosten zu tragen. Dies ist durch das Bundesreisekostengesetz bzw. die Reisekostengesetze der einzelnen Bundesländer geregelt.